Een geboorteakte beschrijft de geboorte van een kind. Je kunt er onder meer de naam, geboorteplaats en geboortedatum in vinden, met gegevens over ouders en de aangifte. De precieze inhoud verschilt per periode. Lees het hele document, ook wanneer een naamindex de ouders al noemt.
Vind eerst het register
Zoek op naam, plaats en een vermoedelijk geboortejaar. Gebruik de plaatszoeker om de juiste gemeente te bepalen. Neem uit een treffer het archief, de gemeente, het aktenummer en de datum over. Gebruik bij geen treffer een jaar- of meerjarige tafel van de betreffende gemeente. Controleer daarna in het register of de verwijzing naar de juiste akte leidt. Voor deze werkwijze kun je ook Burgerlijke stand raadplegen.
Lees geboorte en aangifte apart
Maak twee regels in je notities: wanneer het kind werd geboren en wanneer de ambtenaar de aangifte vastlegde. De datum bovenaan de akte hoeft niet de geboortedatum te zijn. Schrijf ook op wie aangifte deed. Het CBG noemt naast de ouders de aangever en eventuele getuigen. Lees hun rol in de akte voordat je een verwantschap aanneemt.
Neem de namen van ouders over zoals ze er staan. Laat een ongenoemde ouder in je transcriptie ongenoemd. Controleer kantmeldingen en latere toevoegingen afzonderlijk; daarin kan bijvoorbeeld een verandering in de juridische afstamming zijn vastgelegd. Houd de oorspronkelijke tekst en je uitleg ervan gescheiden.
Nederland: controleer de plaatselijke collectie
Het Regionaal Archief Tilburg publiceert een overzicht van nieuw beschikbare registers, waaronder geboorten uit 1925 voor Baarle-Nassau. Zo’n overzicht helpt je naar een jaargang. Het bewijst niet dat iedere naam uit die jaargang al in een zoekindex staat. Kijk daarom ook naar de afzonderlijke registers en hun beschrijvingen.
België: let op de omvang van een index
Het Rijksarchief beschrijft een project voor Brusselse geboorteakten uit 1891–1910. Die opgegeven periode hoort bij dat project. Ze zegt niet welke andere jaren de archiefdienst bewaart. Zoek buiten de projectperiode ook in de registers op gemeente en jaar, via AGATHA of het bevoegde gemeentearchief.
Controleer voor een jongere akte eerst de openbaarheidshulp. Gebruik bij alleen beschikbare scans de stappen voor beelden zonder index. Bewaar bij iedere vondst zowel het aktenummer als de vaste verwijzing naar het register of de afbeelding.